“La gestione della complessità richiede un approccio olistico, che integra le competenze e le risorse di diverse funzioni aziendali per affrontare le sfide complesse in modo efficace” – Francesca Gino, Harvard Business Review, 2018.
Il mondo IT è in costante evoluzione, e la gestione della complessità nei progetti IT rappresenta una delle sfide più difficili che le aziende devono affrontare. Se dovessimo chiedere come si affronta la gestione della complessità nei progetti IT in dieci diverse aziende, probabilmente otterremmo undici risposte diverse. Tuttavia, ci sono alcune best practice che possono essere applicate per affrontare con successo questa sfida.
Negli ultimi decenni, la disciplina del project management nell’ambito IT si è evoluta rapidamente, passando da un approccio tradizionale basato sulla gestione sequenziale delle attività, alla gestione Agile, che permette di rispondere in tempo reale alle sfide e ai cambiamenti. L’introduzione di tecnologie cloud ha ulteriormente complicato la gestione dei progetti IT, richiedendo un approccio ancora più integrato e multidisciplinare.
Per i tecnici, la gestione della complessità nei progetti IT rappresenta una sfida tecnologica, richiedendo la padronanza di una vasta gamma di strumenti e tecnologie, come i software di gestione dei progetti, i tool di sicurezza informatica, i servizi cloud e molto altro ancora. D’altro canto, per i responsabili del project management, la gestione della complessità rappresenta una sfida di tipo organizzativo e di gestione del personale, poiché devono coordinare diversi membri del team e assicurarsi che il progetto venga completato nel rispetto dei tempi e dei budget stabiliti.
Nonostante i progressi nel campo della gestione della complessità nei progetti IT, rimangono ancora alcune sfide da affrontare. Ad esempio, la mancanza di personale esperto in alcune aree cruciali, come la sicurezza informatica, può limitare la capacità delle aziende di affrontare le sfide legate alla gestione della complessità. Inoltre, la mancanza di comunicazione efficace tra le diverse funzioni aziendali può ostacolare il successo dei progetti IT.
In questo dialogo e comunicazione sono certamente fondamentali per gestire la complessità nei progetti IT, ma non sono sufficienti da soli. È necessario un approccio strutturato che permetta di gestire e coordinare in modo efficace tutte le attività coinvolte nel progetto, identificando i punti di criticità e le possibili soluzioni in modo sistematico.
Un approccio strutturato alla gestione della complessità consente di identificare in modo tempestivo le sfide e i problemi del progetto, consentendo ai responsabili del progetto di intervenire prontamente per risolvere i problemi. Inoltre, un approccio strutturato fornisce una visione completa del progetto e delle sue dipendenze, aiutando a garantire che ogni attività sia coordinata e che tutti i membri del team lavorino in modo sinergico.
Inoltre consente di monitorare e valutare il progresso del progetto in modo regolare, identificando eventuali problemi e fornendo feedback sulle prestazioni del team. Questo permette di prendere decisioni informate e di apportare modifiche al progetto in tempo reale, garantendo il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
C’è poi il limite fisico da tenere presente (legge di Metcalfe, nell’immagine) e dunque la comunicazione e il dialogo pur importanti, necessitano di un approccio strutturato, segmentazione, semplificazione per poi fornire la base solida su cui basarsi..
Le metodologie Agile sono uno dei principali strumenti che le aziende possono utilizzare per affrontare questa sfida. L’approccio Agile consiste in un ciclo continuo di pianificazione, esecuzione, revisione e miglioramento, che consente di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze degli utenti. In pratica, il team di sviluppo lavora su un insieme di attività in modo incrementale, fornendo risultati rapidi e frequenti.
Le raccomandazioni sulle migliori pratiche facilmente implementabili includono l’utilizzo di strumenti di gestione dei progetti, come software di monitoraggio del progetto e tool di sicurezza informatica, la definizione di obiettivi chiari e misurabili, la suddivisione del progetto in fasi gestibili, la definizione di ruoli e responsabilità chiari, l’identificazione e la gestione dei rischi e l’utilizzo di una comunicazione efficace tra tutti i membri del team e gli stakeholder.
L’impatto delle tecnologie emergenti, come l’AI, è una questione che le aziende devono affrontare in modo proattivo. La rapida evoluzione delle tecnologie richiede un’ulteriore flessibilità e un’adattabilità costante. L’adozione di soluzioni scalabili e flessibili può aiutare le aziende ad affrontare questa sfida in modo efficace.
Un Decalogo di buone pratiche gestione della complessità di progetti IT:
- Scomporre il progetto in fasi gestibili: identificare i passi necessari per portare a termine il progetto, creare una pianificazione e assegnare responsabilità specifiche per ogni fase.
- Utilizzare strumenti di gestione dei progetti: ad esempio, software di gestione dei progetti che consentono di monitorare i progressi, identificare le sfide e visualizzare le dipendenze tra le attività.
- Definire obiettivi chiari e misurabili: identificare in modo preciso gli obiettivi che il progetto deve raggiungere, stabilire dei parametri di valutazione e monitorare regolarmente i risultati.
- Coinvolgere tutti gli stakeholder: coinvolgere tutti i soggetti interessati nel progetto, dalle parti interessate ai membri del team. Ciò assicura che tutte le parti interessate siano informate sulle sfide e sui progressi del progetto.
- Monitorare le risorse: identificare le risorse necessarie per portare a termine il progetto, come il personale, il budget e gli strumenti necessari, e monitorare regolarmente la loro disponibilità.
- Utilizzare l’approccio Agile: l’approccio Agile consiste nel lavorare in modo incrementale e iterativo, con una forte enfasi sulla collaborazione tra i membri del team e sulla risposta alle sfide in tempo reale.
- Utilizzare la progettazione modulare: la progettazione modulare consiste nel suddividere il progetto in moduli indipendenti, che possono essere sviluppati e testati separatamente, riducendo il rischio di problemi a monte.
- Gestire il rischio: identificare i rischi associati al progetto, valutare la loro probabilità e impatto, e stabilire piani di mitigazione e di contingenza.
- Assegnare ruoli e responsabilità chiari: stabilire chiaramente le responsabilità di ogni membro del team e garantire che i ruoli e le responsabilità siano definiti in modo chiaro e trasparente.
- Assicurare una comunicazione efficace: garantire che la comunicazione tra i membri del team, i responsabili delle decisioni e gli stakeholder sia chiara e trasparente, con un’attenzione particolare alle sfide e ai progressi del progetto.
Silvio Torre 